Jak skorygować deklaracje ZUS ZUA i ZUS ZZA?

Deklaracja zgłoszeniowa złożona do ZUS-u, która zawiera nieaktualne lub błędne dane, wymaga sporządzenia korekty. W dalszej części przedstawimy, jak skorygować deklarację ZUS ZUA i ZUS ZZA.

Obowiązki wobec ZUS

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą samodzielnie zgłaszają się do ubezpieczeń. Służą do tego deklaracje ZUS ZUA i ZUS ZZA, czyli formularze zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej.

Druków ZUS ZUA i ZUS ZZA używamy zarówno zgłaszając siebie (albo pracownika) do ubezpieczeń, jak i przy zmianie danych osoby ubezpieczonej.

W przypadku opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej należy wypełnić deklarację ZUS ZUA.

Natomiast osoby objęte wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym obowiązuje druk ZUS ZZA.

W zależności od rodzaju dokonywanych zmian i korekt przepisy ściśle określają sposób postępowania. Ustalenia w tym zakresie są dość skomplikowane, dlatego warto szczegółowo się z nimi zapoznać.

Zmiana i korekta danych – jaka jest różnica?

Zmiana danych oznacza, że informacje zawarte na wcześniej złożonej deklaracji zgłoszeniowej przez przedsiębiorcę nie są już aktualne. W takiej sytuacji aktualizujemy podane w deklaracji pierwotnej informacje od określonej daty, czyli nie zmieniamy ich wstecz.

Jeżeli natomiast deklaracja pierwotna zawiera błędne dane, to musimy je skorygować. Taka korekta zmienia dane wstecz. Data tej zmiany wynika z wcześniejszej deklaracji, w której stwierdzone zostały nieprawidłowości.

Aktualizując lub korygując dane na deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA w bloku I Dane organizacyjne, należy wybrać pole 02 wpisując cyfrę 1 (jeżeli jest to zmiana) albo cyfrę 2 (w przypadku korekty).

Kiedy trzeba skorygować deklarację ZUS ZUA i ZUS ZZA?

Korekty danych należy dokonać zarówno w przypadku samodzielnego wykrycia błędów, jak i otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Na zgłoszenie zmian lub korektę danych zawartych na deklaracji ZUS ZUA i ZUS ZZA mamy czas do 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości.

Korekta danych organizacyjnych

Pierwszy błąd może się zdarzyć już w bloku I Dane organizacyjne deklaracji ZUS ZUA lub ZUS ZZA (np. zaznaczone zostało nieodpowiednie pole lub wypełniono oba pola). W takiej sytuacji wystarczy złożyć deklarację zgłoszeniową jeszcze raz, zaznaczając odpowiednie pole.

Zmiana lub korekta danych identyfikacyjnych

Jeżeli w zgłoszeniu ZUS ZUA / ZUS ZZA zostały błędnie podane (lub uległy zmianie) dane identyfikacyjne (pierwsze imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu), to należy złożyć poprawnie wypełnioną deklarację ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej).

Załóżmy, że przedsiębiorca zmienił nazwisko (lub pojawiła się literówka). W bloku III Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej należy wówczas wpisać nieaktualne już albo błędne nazwisko.

Natomiast w bloku IV Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej wpisujemy już aktualne i prawidłowe dane.

W zakresie korekty danych identyfikacyjnych jest jeden wyjątek od powyższej reguły. W przypadku, gdy na deklaracji ZUS ZUA albo ZUS ZZA został podany identyfikator osoby ubezpieczonej o błędnej strukturze, czyli np. pominięto jedną cyfrę w numerze PESEL, należy złożyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA / ZUS ZZA w trybie zgłoszenia.

Oznacza to, że w bloku I Dane organizacyjne trzeba wpisać „X” w polu 01.

Zmiana, korekta danych ewidencyjnych i adresowych

Aby zmienić lub skorygować dane ewidencyjne osoby ubezpieczonej (drugie imię, nazwisko rodowe, obywatelstwo, płeć) lub dane adresowe, należy złożyć druk ZUS ZUA / ZUS ZZA w trybie zmiany albo korekty (w zależności od tego czy mamy do czynienia z aktualizacją czy błędnie uzupełnionymi danymi na deklaracji pierwotnej).

Wypełniając zgłoszenie trzeba wtedy w bloku I Dane organizacyjne wpisać odpowiednią cyfrę (1 – zmiana, 2 – korekta).

Kiedy konieczne jest wyrejestrowanie z ubezpieczeń i ponowne zarejestrowanie?

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń i ponowne zarejestrowanie koniecznie będzie w przypadku dokonywania jakichkolwiek zmian w zakresie:

• terminu objęcia ubezpieczeniami,
• kodu tytułu ubezpieczenia,
• rodzajów ubezpieczeń.

W takiej sytuacji należy w pierwszej kolejności złożyć deklarację ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.

Następnie trzeba ponownie zarejestrować się do ubezpieczeń wypełniając prawidłowo odpowiednią deklarację zgłoszeniową – ZUS ZUA albo ZUS ZZA.

Nie ma możliwości skorygowania powyższych danych poprzez złożenie takiej samej deklaracji ZUS ZUA / ZUS ZZA w trybie korekty.

Załóżmy, że na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA została błędnie wskazana data powstania obowiązku ubezpieczeń – zamiast 1 lipca 2016 wpisano 15 czerwca 2016.

Aby poprawić ten błąd, przedsiębiorca powinien najpierw wyrejestrować się z ubezpieczeń – składamy w tym celu deklarację ZUS ZWUA. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń trzeba wpisać podaną wcześniej błędnie datę powstania obowiązku ubezpieczeń (15 czerwca 2016). Następnie ponownie rejestrujemy się do ubezpieczeń na odpowiednim druku ZUS ZUA albo ZUS ZZA z prawidłową datą (1 lipca 2016).

Analogiczną sytuację mamy, gdy przedsiębiorca podał błędny kod tytułu ubezpieczenia.

Wyjątek stanowi podanie nieprawidłowego kodu, którego w ogóle nie ma w wykazie dostępnych kodów ZUS. W takim przypadku należy złożyć jeszcze raz odpowiednią deklarację ZUS ZUA lub  ZUS ZZA wypełnioną poprawnie w trybie zgłoszenia. W bloku I Dane organizacyjne wpisujemy wtedy „X” w polu 01.

Kiedy kończy się okres opłacania małego ZUS-u, trzeba mieć na uwadze, że zmienia się kod tytułu ubezpieczenia. Oznacza to, że przy przejściu na duży ZUS trzeba wyrejestrować się z dotychczasowych ubezpieczeń i zarejestrować ponownie z odpowiednim kodem (05 10 00).

W przypadku, gdy przedsiębiorca postanawia zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, zarówno na deklaracji wyrejestrowującej z dotychczasowych ubezpieczeń ZUS ZWUA, jak i deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA / ZUS ZZA wpisujemy taką samą datę.