Jak zaksięgować zapomnianą fakturę?

Częstym problemem u przedsiębiorców jest odnalezienie faktury kosztowej, po zaksięgowaniu miesiąca. Pojawia się pytanie czy taką fakturę możemy ująć w bieżącym okresie, czy musimy się cofnąć do miesiąca, w którym faktura została wystawiona. 

Podatek dochodowy - zapomniana faktura 


W sytuacji gdy zapomniana faktura została odnaleziona po zamknięciu miesiąca, do którego powinna być zaksięgowana, dopuszcza się zaksięgowanie faktury do bieżącego okresu. W polu "Data otrzymania" wprowadzamy 1 dzień miesiąca, w którym zostanie ujęta faktura. 
Uwaga ! Faktura kosztowa może być zaksięgowana tylko w roku, którego dotyczy. 
Przykład:
Marzec 2024 został zamknięty przez przedsiębiorcę. W kwietniu odnalazł on dwie faktury kosztowe. Jedna wystawiona w lutym 2024, druga wystawiona w grudniu 2023 roku.
Fakturę wystawioną w lutym 2024, możemy zaksięgować w dacie 1.04.2024 r. natomiast druga faktura wystawiona w 2023 roku musi zostać zaksięgowana w roku, którego dotyczy - 2023. Jeśli za rok 2023 zostało już wysłane roczne zeznanie podatkowe, dodanie kosztu spowoduje konieczność przesłania korekty PIT. 

Ważne ! 

Inna zasada obowiązuje w przypadku gdy faktura kosztowa dotyczy zakupu towarów lub materiałów. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia książki przychodów i rozchodów, jeśli fakturę za zakup towarów lub materiałów otrzymamy po ich dostawie, koszt w KPiR zapisujemy w dacie otrzymania - za pomocą dowodu wewnętrznego.

Przykład: 
Przedsiębiorca 23.04.2024 r. otrzymał zakupione towary bez faktury. Faktura została wystawiona 2.05.2024 r. Zgodnie z rozporządzeniem, wartość zakupionego towaru musimy zaksięgować w KPiR pod datą 23.04.2024 r. mimo braku faktury. 

VAT- zapomniana faktura 

Termin odliczenia podatku VAT od faktury kosztowej, zależy od tego w jaki sposób rozliczamy się z podatku VAT. W przypadku rozliczeń miesięcznych, VAT możemy odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w 3 kolejnych miesiącach. Jeśli rozliczamy się kwartalnie, odliczenia możemy dokonać w kwartale w którym otrzymaliśmy fakturę lub w dwóch kolejnych kwartałach. 

Przykład: 
10 kwietnia 2024 roku, przedsiębiorca odnalazł fakturę kosztową z grudnia 2023. Przedsiębiorca rozlicza się miesięcznie i jest jeszcze przed wysłaniem pliku jPK za marzec 2024. Faktura kosztowa została wystawiona w grudniu, więc grudzień był pierwszym miesiącem w którym miał prawo odliczenia VAT. Może to zrobić w 3 kolejnych miesiącach, więc maksymalnie w marcu 2024 roku. 
Przykład:
Przedsiębiorca 23.04.2024 r. odnalazł na email fakturę kosztową dotyczącą usługi zakupionej na cele związane z działalnością gospodarczą. Faktura została wystawiona 11.12.2023 r. 
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się uwzględnić poniesiony koszt w KPIR, musi cofnąć się do roku 2023 i zaksięgować fakturę w grudniu w KPiR. VAT może odliczyć w JPK w marcu 2024 (jeśli nie chce korygować JPK za grudzień 2023). 

Aby ująć fakturę w innym okresie do PIT a innym okresie do VAT, konieczne będzie wprowadzenie faktury dwoma zapisami: 

1. Księgowanie do KPiR  - fakturę kosztową dodajemy w odpowiedniej kategorii, wprowadzamy dane z faktury. W polu "stawka VAT" wybieramy "np - nie podlega". Dzięki temu faktura pojawi się tylko w KPiR z pominięciem rejestru VAT. 
2. Księgowanie w VAT- fakturę kosztową ponownie dodajemy w odpowiedniej kategorii, wprowadzamy dane z faktury. W polu data otrzymania wpisujemy 01.03.2024 (data uwzględnienia faktury w JPK). Dodatkowo przy wprowadzaniu faktury musimy zaznaczyć opcję "Nie uwzględniaj do podatku dochodowego" Instrukcja włączenia opcji "Nie uwzględniaj do podatku dochodowego" Dzięki temu faktura pojawi się tylko w rejestrze VAT.