Archiwizacja dokumentów księgowych. Jak długo przechowywać dokumenty?

Dokumenty księgowe które należy przechowywać 

• podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR),
• ewidencje sprzedaży,
• rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
• deklaracje,
• dowody księgowe - potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą, noty korygujące, noty księgowe
• dokumenty inwentaryzacyjne - spis z natury,
• ewidencje środków trwałych,
• kopia rocznego zeznania podatkowego.

Dokumenty powinny być tak przechowywane, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Zarówno dokumenty kosztowe, jak i sprzedażowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR, a także starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem. Dodatkowo dowody warto podzielić na właściwe okresy rozliczeniowe i je opisać, aby łatwo było je znaleźć. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych oznacza również wyznaczenie odpowiedniego miejsca, w którym będą one bezpieczne - tj. chronione przed osobami niepowołanymi.

 Jak długo przechowywać dokumenty?

Jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat l(ub 10 lat dla pracowników zatrunionych po 1 stycznia 2019 r.) od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887 ze zm.).

Miejsce przechowywania dokumentów

Właściciel firmy może przechowywać dokumenty samodzielnie lub zlecić to jednostce obsługującej, na przykład do biura rachunkowego. W drugim przypadku konieczne jest zgłoszenie tego faktu naczelnikowi odpowiedniego urzędu skarbowego. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi.

Jednocześnie konieczne jest, by w przypadku ewentualnej kontroli, wszelkie dokumenty były udostępnione prowadzącym je inspektorom.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej

W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej ochrona wyżej wymienionych danych musi być następująca:sze wymagania)

1. Należy stosować odporne na różnorodne zagrożenia nośniki danych
2. Należy stosować i podejmować różnorodne środki ochrony zewnętrznej
3. Trzeba systematycznie tworzyć kopie rezerwowe zbiorów wszystkich danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. Koniecznie trzeba wykonywać to w taki sposób, aby zapewnić tzw. trwałość zapisu informacji dot. systemu rachunkowości przez cały czas okresu określonego ustawą, co do przechowywania ksiąg rachunkowych!
4. Trzeba zapewnić ochronę programów komputerowych i danych w systemie stosując określone rozwiązania programowe i organizacyjne, aby chronić dane przed dostępem lub zniszczeniem.

Podobnie jak w przypadku oryginałów dokumentów, w cyfrowym archiwum konieczne jest zachowanie chronologii względem okresów rozliczeniowych.

Na właścicielu firmy spoczywa też obowiązek przygotowania kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Konieczne jest również posiadanie urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.

Jak pobrać komplet dokumentów z aplikacji inFakt:

https://pomoc.infakt.pl/hc/pl/articles/360008002740-Czy-mog%C4%99-wydrukowa%C4%87-komplet-dokument%C3%B3w-ksi%C4%99gowych-za-dany-miesi%C4%85c-