Statusy wysyłki faktury do KSeF – co oznaczają?

Po wysłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w aplikacji inFaktu możesz zobaczyć jeden z trzech statusów:

1.Wysyłka zakończona powodzeniem

Faktura została poprawnie wysłana do KSeF i otrzymała numer KSeF.
Nie są wymagane żadne dodatkowe działania.

2. W trakcie wysyłki

Faktura jest obecnie przetwarzana przez system KSeF.
Status powinien zmienić się automatycznie po zakończeniu procesu.

3. Wysyłka zakończona niepowodzeniem

Faktura nie została przyjęta przez KSeF. 

Najczęstsze przyczyny i jak je naprawić


1. Brak uprawnień do wysyłki faktur
 Użytkownik nie ma nadanych wymaganych uprawnień w portalu KSeF. Zaloguj się na ksef.mf.gov.pl i sprawdź, czy konto ma uprawnienia do wystawiania faktur.

2. Problem z certyfikatem integracji
 Jedną z najczęstszych przyczyn nagłego zaprzestania wysyłki jest usunięcie certyfikatu wygenerowanego przez inFakt podczas integracji. Sprawdź w ustawieniach KSeF w inFakcie, czy certyfikat jest aktywny. Jeśli certyfikat został usunięty lub wygasł, konieczna jest ponowna integracja.

3. Brak kompletnych danych kontrahenta na fakturze
 KSeF wymaga, aby na fakturze były uzupełnione: nazwa firmy, pełny adres oraz NIP. Brak choćby jednego z tych pól spowoduje odrzucenie faktury. Sprawdź dane kontrahenta i uzupełnij brakujące informacje przed ponowną wysyłką.

4. Nieprawidłowy NIP polskiego kontrahenta 
Numer NIP polskiej firmy musi składać się dokładnie z 10 cyfr. Prefiks „PL” nie jest wymagany.

5. Nieprawidłowy NIP zagranicznego kontrahenta 
Numer NIP kontrahenta zagranicznego musi być zgodny z formatem obowiązującym w danym kraju oraz zawierać prefiks danego państwa. Kody krajów w KSeF

5. Nieprawidłowa data wystawienia
 Data wystawienia faktury nie może być późniejsza niż bieżąca data. Sprawdź i popraw datę przed ponowną wysyłką.

6. Przekroczony limit znaków w polu „Uwagi"
 Pole „Uwagi" ma ograniczoną liczbę znaków akceptowanych przez KSeF (256 znaków). Skróć treść uwag i ponów wysyłkę.

7. Niepoprawny format kodu SWIFT
 Kod SWIFT musi być wpisany wyłącznie wielkimi literami. Małe litery w tym polu blokują walidację dokumentu.

8. Błąd „duplikat faktury"
 Jeśli widzisz komunikat o duplikacie, może to oznaczać, że faktura została już wcześniej wysłana do KSeF i tam się znajduje – mimo że w inFakcie widnieje inny status. W takim przypadku nie próbuj wysyłać faktury ponownie – sprawdź na stronie KSeF czy fakturą tam jest.

9. Wygasły abonament
 Brak aktywnego abonamentu uniemożliwia wysyłkę faktur do KSeF. Sprawdź status swojego abonamentu w ustawieniach konta.

10. Niedozwolone znaki specjalne
Zweryfikuje, czy nazwa produktu nie zawiera niedozwolonych znaków (&, <, >) lub podwójnego odstępu (spacji).