Jak wystawić fakturę OSS w inFakt

Zanim zaczniesz

• OSS dotyczy sprzedaży do konsumentów (B2C), czyli osób prywatnych z innych krajów UE. Nie obejmuje klientów, którzy prowadzą działalność gospodarczą i rozliczają wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.
• Faktura OSS ma stawkę VAT obowiązującą w kraju klienta. Dla klienta z Niemiec będzie to więc np. 19%, a nie polskie 23%.
• Skorzystanie z OSS wymaga wcześniejszej rejestracji do procedury OSS w urzędzie skarbowym. Jest ona dobrowolna, a sensowna głównie po przekroczeniu limitu 10 000 EUR rocznej sprzedaży do konsumentów w UE.

Krok po kroku

1. Otwórz menu wystawiania faktur
Wejdź w zakładkę Przychody → Lista przychodów. Kliknij trzy kropki (…) obok niebieskiego przycisku Nowa faktura.
 

2. Wybierz rodzaj dokumentu
Z rozwijanej listy wybierz Faktura OSS (na Twoim zrzucie to ikona globusa, siódma pozycja od góry).

3. Sprawdź numer faktury
Na górze formularza zobaczysz numer w formacie 1/OSS/10/2026. Prefiks „OSS” nadaje się automatycznie. Jeśli chcesz go zmienić, kliknij Zmień.

4. Wybierz rodzaj sprzedaży
W polu Wybierz rodzaj sprzedaży wybierz Towar (sprzedaż wysyłkowa towarów) albo Usługa, zależnie od tego, co sprzedajesz.

5. Wybierz państwo nabywcy
W polu Państwo nabywcy wybierz kraj klienta, np. Niemcy. To kluczowy krok. Po wyborze kraju w kolumnie Stawka VAT pojawią się stawki obowiązujące w tym państwie.

6. Uzupełnij dane klienta
Obok pola „Dodatkowe informacje o kliencie” kliknij Dodaj i wpisz dane nabywcy (imię i nazwisko, adres). Jeśli klient jest osobą prywatną, nie podajesz numeru VAT UE.

7. Ustaw daty i walutę

• Data wystawienia, Data dostarczenia towaru i Termin zapłaty są domyślnie ustawione na dziś (2026-10-23). Popraw je, jeśli trzeba.
• Waluta: faktura może być wystawiona w dowolnej walucie, np. w PLN lub EUR. Rozliczenie w systemie OSS odbywa się jednak w euro.
• Otrzymane zaliczki: wpisz kwotę tylko wtedy, gdy klient wpłacił zaliczkę.

8. Dodaj pozycje na fakturze
W tabeli wypełnij kolejno:

• Nazwa towaru (lub usługi),
• J.m. (jednostka miary, np. szt.),
• Ilość,
• Cena jednostkowa (netto),
• Stawka VAT: wybierz z listy stawkę kraju klienta. Kwota VAT i wartość brutto przeliczą się automatycznie.

Kolejne pozycje dodasz przyciskiem Dodaj nowe pole. Pod tabelą widać sumę w polu Razem.

9. Sprawdź sprzedawcę i odbiorcę
Jako Sprzedawca powinny być wpisane Twoje dane (ikonka ołówka pozwala je edytować). Pole Odbiorca wypełniasz tylko wtedy, gdy odbiorca jest inną osobą niż nabywca.

10. Wpisz miejsce zakończenia wysyłki
W polu Ustalenie miejsca zakończenia wysyłki podaj adres lub miejsce, do którego towar dociera do klienta (np. miasto i kraj). To uzasadnia opodatkowanie w kraju klienta, a nie w Polsce. Ikonka ? obok pola pokaże podpowiedź.

11. Dodaj uwagi (opcjonalnie)
W polu Uwagi kliknij Dodaj, jeśli chcesz wpisać dodatkową informację dla klienta.

12. Zapisz fakturę
Kliknij zielony przycisk Zapisz fakturę.

Po wystawieniu

• Faktura trafia do ewidencji przychodów oraz do rejestru sprzedaży VAT OSS.
• Wszystkie faktury OSS rozliczasz w kwartalnej deklaracji OSS, w euro. Do jej złożenia obowiązuje termin do końca miesiąca następującego po kwartale.
• Zapłacony w OSS VAT zasadniczo nie jest kosztem podatkowym.
• Jeśli pomyłkowo wystawisz fakturę z polską stawką VAT, wystaw Fakturę – korektę (jest w menu pod linią, na zrzucie nr 1).

Najczęstsze błędy

1. Nie wybrano państwa nabywcy. Wtedy nie pojawią się zagraniczne stawki VAT.
2. Użyto polskiej stawki 23% zamiast stawki kraju klienta.
3. Faktura OSS dla firmy (B2B). Sprzedaż do przedsiębiorców z UE rozlicza się inaczej, bez OSS.
4. Brak rejestracji w OSS przed wystawieniem pierwszej faktury.

Stawki VAT i przepisy mogą się zmieniać.