Jak wypełnić deklarację ZUS ZUA?

I. DANE ORGANIZACYJNE

W sekcji tej zaznaczamy tylko jedno z pól.

• Jeśli po raz pierwszy dokonujemy zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń – w polu 01 wpisujemy „X”.
• Jeśli chcemy zgłosić zmianę lub korektę danych podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia – w polu 02 wpisujemy:
  1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
  2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.
• Pól 03 i 04 – nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

• W polu 01 – wpisujemy numer NIP, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
• W polu 02 – wpisujemy numer REGON (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków, wpisujemy go wraz z występującymi „0”).
• Pola 03–05 – wypełniamy, jeśli jesteśmy płatnikiem składek będącym osobą fizyczną:
     - w polu 03 – wpisujemy numer PESEL.
• Pola 04 i 05 – wypełniamy wyłącznie wtedy, jeśli nie nadano nam numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:
     - w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu wpisujemy:
  1 – w przypadku dowodu osobistego,
  2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;
     - w polu 05 – wpisujemy serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu
  osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.
• W polu 06 – wpisujemy nazwę skróconą płatnika, która została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku CEIDG-1.
• Pola 07–09 – wypełniamy, jeśli jesteśmy płatnikiem składek będącym osobą fizyczną:
     - w polu 07 – wpisujemy nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielone kreską),
     - w polu 08 – wpisujemy pierwsze imię płatnika składek,
     - w polu 09 – wpisujemy datę urodzenia płatnika składek (dzień / miesiąc / rok).

III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

• W polu 01 – wpisujemy numer PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczeń.
• Pola 02 – nie wypełnia się.
• Pola 03 i 04 – wypełniamy wyłącznie wtedy, jeśli osoba zgłaszana / zgłoszona nie posiada numeru
  identyfikacyjnego PESEL:
     - w polu 03 – w zależności od rodzaju dokumentu wpisujemy:
  1 – w przypadku dowodu osobistego,
  2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;
    - w polu 04 – wpisujemy serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w polu 03 – dowodu
  osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii
  Europejskiej.
• W polu 05 – wpisujemy nazwisko osoby zgłaszanej / zgłoszonej do ubezpieczeń (poszczególne
  człony nazwiska oddzielone kreską).
• W polu 06 – wpisujemy pierwsze imię osoby zgłaszanej / zgłoszonej do ubezpieczeń.
• W polu 07 – wpisujemy datę urodzenia osoby zgłaszanej / zgłoszonej do ubezpieczeń (dzień / miesiąc / rok).

Osoba prowadząca działalność przy rejestracji siebie do ubezpieczeń wpisuje swoje dane w obu blokach (blok II i blok III).

IV. DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

• W polu 01 – wpisujemy drugie imię osoby zgłaszanej / zgłoszonej do ubezpieczeń. Jeżeli nie posiada ona drugiego imienia, pozostawiamy puste pole.
• W polu 02 – wpisujemy nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia.
• W polu 03 – wpisujemy obywatelstwo. Niewypełnienie tego pola oznacza, że osoba zgłaszana do ubezpieczeń ma obywatelstwo polskie.
• W polu 04 – wpisujemy płeć: K (kobieta), M (mężczyzna).

V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA

• W polu 01 – wpisujemy obowiązujący w danym okresie sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia.
  Wypełniając ostatnie pole kodu tytułu ubezpieczenia, pamiętaj o tym, że orzeczenie lekarza orzecznika
  ZUS o:
     - całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,
     - całkowitej niezdolności do pracy jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
     - częściowej niezdolności do pracy lub celowości przekwalifikowania jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

Przedsiębiorcy opłacający mały ZUS wpisują 05 70 00, a osoby podlegające pod duży ZUS 05 10 00. Cyfra piąta (0) oznacza brak prawa do emerytury lub renty, a szósta (0) to brak orzeczenia o niepełnosprawności.

VI. DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

• W polu 01 – wpisujemy datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych (dzień / miesiąc / rok).
• W polach 02–05 – wpisujemy „X” odpowiednio do rodzaju ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z tytułu ubezpieczenia podanego w bloku V.

Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze obowiązkowo podlegają ubezpieczeniom emerytalnym, rentowym, wypadkowym (ubezpieczenie chorobowe ma dla nich charakter dobrowolny). W przypadku pracowników wszystko zależy od rodzaju umowy (umowa o pracę, zlecenie, etat) i ewentualnego posiadania innych tytułów ubezpieczeń, czyli wtedy gdy mamy do czynienia z tzw. zbiegiem tytułów ubezpieczeń.

VII. DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

• W polu 01 – wpisz datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu ubezpieczenia podanego w bloku V (dzień / miesiąc / rok).
• W polu 02 – wpisujemy trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana do ubezpieczeń.

W zależności od województwa wpisać należy jeden z poniższych kodów:

01R – Dolnośląski Oddział Wojewódzki NFZ,
02R – Kujawsko-Pomorski Oddział Wojewódzki NFZ,
03R – Lubelski Oddział Wojewódzki NFZ,
04R – Lubuski Oddział Wojewódzki NFZ,
05R – Łódzki Oddział Wojewódzki NFZ,
06R – Małopolski Oddział Wojewódzki NFZ,
07R – Mazowiecki Oddział Wojewódzki NFZ,
08R – Opolski Oddział Wojewódzki NFZ,
09R – Podkarpacki Oddział Wojewódzki NFZ,
10R – Podlaski Oddział Wojewódzki NFZ,
11R – Pomorski Oddział Wojewódzki NFZ,
12R – Śląski Oddział Wojewódzki NFZ,
13R – Świętokrzyski Oddział Wojewódzki NFZ,
14R – Warmińsko-Mazurski Oddział Wojewódzki NFZ,
15R – Wielkopolski Oddział Wojewódzki NFZ,
16R – Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki NFZ.

VIII. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

• W polach 01, 03, 05 – wpisujemy „X” odpowiednio do rodzaju ubezpieczenia.
• W polach 02, 04, 06 - wpisujemy daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (dzień / miesiąc / rok).

Jeżeli przedsiębiorca chce zadeklarować chęć opłacania dobrowolnej składki chorobowej, powinien zrobić to w bloku VIII w deklaracji ZUS ZUA. Zgłoszenie do ubezpieczenia chorobowego przydatne jest podczas choroby lub ciąży przedsiębiorcy. Taka osoba ma prawo do wypłaty świadczenia z ZUS-u – zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego. 

IX. DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

• W polu 01 – wpisujemy datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień / miesiąc / rok).
• W polu 02 – wpisujemy trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia. Wykaz kodów podany został w punkcie VII.

X. INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

• Pole 01 – wypełniamy, jeśli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a więc łącznie z polami 02, 03.
  W polu tym wpisujemy właściwy kod wykonywanego zawodu. Kody opublikowane zostały w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 czerwca 2007 r. zmieniającym to rozporządzenie. Informacja dotycząca kodów dostępna jest na www.zus.pl
• Pole 02 – wypełniamy, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.
  W tym polu wpisujemy zgodnie z załącznikiem nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.
• W polu 03 – wpisujemy okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze „od–do” (dzień / miesiąc / rok). Jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole „do” pozostawiasz puste.

XI. ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU

• W polu 01 – wpisujemy kod pocztowy. W przypadku adresu zagranicznego nie wypełniamy pola (pozostawiamy puste).
• W polu 02 – wpisujemy miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu.
• W polu 03 – wpisujemy nazwę gminy lub dzielnicy. W przypadku adresu zagranicznego nie musimy wypełniać pola (pozostawiamy puste).
• W polu 04 – wpisujemy nazwę ulicy. Jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, nie wypełniamy pola (pozostawiamy puste).
• W polu 05 – wpisujemy numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisujemy go, oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisujemy wielką literę drukowaną, np. 113B, bez żadnej przerwy.
• W polu 06 – wpisujemy numer lokalu. Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, nie wypełniamy pola (pozostawiamy puste).
• W polu 07 – wpisujemy numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 22 222 11 33. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, nie wypełniamy pola (pozostawiamy puste).
• Pole 08 – wypełniamy, jeśli adres osoby zgłaszanej do ubezpieczeń / ubezpieczonej jest inny niż polski.

XII. ADRES ZAMIESZKANIA

• Pola 01–08 – wypełniamy tylko, jeśli adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w bloku XII. Pola wypełniamy odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w bloku XI „Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu”.

XIII. ADRES DO KORESPONDENCJI

• Pola 01–09 – wypełniamy tylko, jeśli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w bloku XI lub XII. Pola 01–08 wypełniamy zgodnie z zasadami podanymi w bloku XI „Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu”.
     - W polu 09 – wpisz adres poczty elektronicznej.

XIV. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 – wpisujemy datę wypełnienia formularza (dzień / miesiąc / rok).

W polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych składamy podpis jako płatnik składek lub składa go osoba, którą upoważniliśmy.

W polu 03 – przystawiamy swoją pieczątkę jako płatnik składek (jeśli ją posiadamy).

 

XV. OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ / ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA

W polu 01 – osoba zgłaszana do ubezpieczeń / osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.