Integracja z KSeF dla spółek

Krajowy System e-Faktur (KSeF) możesz szybko zintegrować z inFaktem.
Dzięki takiej integracji możesz w łatwy sposób wystawiać e-Faktury w inFakcie, otrzymywać powiadomienia o nowych dokumentach wystawionych dla Ciebie w KSeF, a także nadawać innym uprawnienia i role bezpośrednio z inFaktu.

Sprawdź, jakie to proste.

W celu integracji należy wybrać Ustawienia → Faktury → Integracja z KSeF

Do integracji będzie potrzebny token pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur. 

Pierwszą osobę uprawnioną do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,  należy zgłosić do Urzędu Skarbowego w formie papierowej na druku ZAW-FA. Po zgłoszeniu i otrzymaniu wiadomości mailowej z potwierdzeniem nadania uprawnień, taka osoba będzie mogła zalogować się do KSeF i nadawać ewentualnie uprawnienia innym osobom oraz pobrać token potrzebny do integracji aplikacji inFakt z KSeF.

1. Jak wypełnić ZAW-FA:

W procesie integracji konta z KSeF w aplikacji inFakt, masz możliwość pobrania wypełnionego druku. 

• Pole nr 1 - podajemy NIP spółki która nadaje uprawnienia do dostępu do KSeF.
• Pola nr 2 i 3 - wypełnia Urząd Skarbowy.
• Pole nr 4 - zostawiamy puste (wypełniamy tylko jeśli składamy więcej niż jeden druk ZAW-FA).
• Pole nr 5 - podajemy naczelnika US właściwego ze względu na siedzibę spółki.
• Pole nr 6 - zaznaczamy “nadanie uprawnień”.

W sekcji B podajemy dane spółki, która nadaje uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-faktur:

• pole nr 7 - w przypadku spółki, zaznaczamy “podmiot niebędący osobą fizyczną”,
• pole nr 8 - podajemy pełną nazwę spółki,
• pole nr 9 -17 - Podajemy adres siedziby spółki,
• pole nr 18 - podajemy telefon kontaktowy spółki,
• pole nr 19 - podajemy adres mailowy spółki - pole jest obowiązkowe, ponieważ na ten adres zostanie dostarczone potwierdzenie nadania uprawnień.

W sekcji C podajemy dane osoby którą chcemy uprawnić do korzystania z Krajowego Systemu e-faktur

Pole nr 20 - zaznaczamy jakim identyfikatorem podatkowym posługuje się osoba której nadajemy uprawnienia (NIP lub PESEL), brak identyfikatora wybiera się wyłącznie w przypadku nierezydentów którzy nie posiadają NIP ani PESEL,

• pole nr 21 - podajemy numer identyfikatora wskazanego w polu 20,
• pole nr 22 i 23 -  Podajemy imię i nazwisko osoby której nadajemy uprawnienia,
• pola nr 24 - 27 - wypełnia się tylko jeśli w polu nr 20 wybrano “Brak identyfikatora”,
• pola nr 28 - 36 - podajemy adres zamieszkania osoby której nadajemy uprawnienia,
• pole nr 37 - podajemy nr telefonu osoby której nadajemy uprawnienia,
• pole nr 38 - podajemy adres mailowy osoby której nadajemy uprawnienia - pole jest obowiązkowe ponieważ na ten adres zostanie dostarczone potwierdzenie nadania uprawnień

Sekcję D wypełniamy w przypadku gdy:

•  w polu nr 6 zaznaczono „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika” albo
•  w polu nr 6 zaznaczono „nadanie uprawnień”, a osoba uprawniona do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymieniona w części C nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

W sekcji E podajemy imię, nazwisko, stanowisko/funkcję osoby która składa ZAW FA w imieniu spółki. Wymieniona osoba składa również w tym miejscu swój podpis.

Wypełniony druk ZAW-FA, należy przesłać lub złożyć osobiście w Urzędzie Skarbowym wskazanym w polu nr 5.

Po otrzymaniu wiadomości mailowej z potwierdzeniem nadania uprawnień, osoba której uprawnienia nadano będzie mogła zalogować się do KSeF, gdzie pobierze token umożliwiający integrację aplikacji inFakt z KSeF.

2. Logowanie do KSeF i generowanie tokenu.

Przygotowujemy numer NIP i otwieramy w nowej zakładce stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/login.

Dokonujemy uwierzytelnienia. W Krajowym Systemie e-Faktur można go dokonać poprzez:

• kwalifikowany podpis elektroniczny
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną
• podpis zaufany
• ciąg znaków alfanumerycznych wygenerowany przez KSeF (token).

Prawidłowe uwierzytelnienie przeniesie nas do Krajowego Systemu e-Faktur, gdzie z lewego Menu należy wybrać Tokeny → Generuj token.

Wpisujemy nazwę własną tokena oraz wskazujemy rolę do jakiej jest przypisany token (uprawnienia jakie damy aplikacji w systemie KSeF) czyli dostęp do faktur i wystawianie faktur.

Następnie wybieramy Generuj.

Wygenerowany token kopiujemy i wklejamy do pola przeznaczonego w Aplikacji, następnie zatwierdzamy integrację poprzez Zapisz token i zakończ integrację. 

Na koniec procesu integracji otrzymamy wiadomość mailową a w ustawieniach połączenie będzie widniało jako aktywne.