Dlaczego faktury kosztowe z KSeF nie są widoczne w inFakt?

Jeśli faktury od kontrahentów nie pojawiają się w aplikacji inFakt, najczęściej wynika to z powodów opisanych poniżej. Przejdź przez nie kolejno — rozwiązanie znajdziesz zazwyczaj w pierwszym lub drugim kroku.

1. Brak aktywnego połączenia z KSeF

Jak sprawdzić: Przejdź do Ustawienia → Integracja z KSeF i sprawdź status połączenia. Jeśli widnieje komunikat o braku integracji lub połączenie jest nieaktywne, musisz je skonfigurować od nowa.

Jak naprawić: Wybierz metodę uwierzytelnienia:

• Profil zaufany → Instrukcja konfiguracji z profilem zaufanym
• Certyfikat → Instrukcja konfiguracji z certyfikatem

💡 Wskazówka: Po skonfigurowaniu integracji odczekaj kilka minut — pierwsze pobranie faktur może chwilę potrwać.

2. Brak wymaganych uprawnień w KSeF

Jak sprawdzić: Zweryfikuj, czy osoba, która połączyła konto inFakt z KSeF, ma nadane uprawnienia do przeglądania i wystawiania faktur w systemie KSeF.

Jak naprawić:

1. Osoba wskazana w formularzu ZAW-FA (zazwyczaj właściciel firmy lub pełnomocnik) loguje się do aplikacji podatnika KSeF.
2. Przechodzi do sekcji zarządzania uprawnieniami.
3. Nadaje uprawnienia do przeglądania i wystawiania faktur osobie, której token/certyfikat jest używany w integracji z inFakt.

⚠️ Ważne: Brak któregokolwiek z tych uprawnień wystarczy, żeby faktury nie były widoczne w inFakt — nawet jeśli połączenie jest aktywne.

3. Plan inFakt KSEF 

Użytkownicy korzystający z planu inFakt KSEF mają pobierane faktury kosztowe z KSEF raz w tygodniu. 
W planach płatnych faktury kosztowe pobierane są z KSEF co 15 minut.

4. Unieważniony lub wygasły certyfikat

Jak sprawdzić: Jeśli integracja była wcześniej działająca, a faktury przestały się synchronizować, przyczyną może być unieważnienie certyfikatu — np. po zmianie danych firmy, zmianie pełnomocnika lub ręcznym unieważnieniu w KSeF.

Jak naprawić:

1. Zaloguj się do aplikacji podatnika KSeF.
2. Przejdź do sekcji certyfikatów i wygeneruj nowy certyfikat.
3. Wróć do inFakt → Ustawienia → Integracja z KSeF.
4. Usuń stare połączenie i skonfiguruj integrację od nowa, używając nowego certyfikatu.

💡 Wskazówka: Certyfikat w KSeF nie ma stałego terminu ważności, ale może zostać unieważniony administracyjnie. Jeśli masz wątpliwości, sprawdź jego status bezpośrednio w KSeF.

5 Faktury nie zostały przesłane do KSeF przez kontrahenta

Jak sprawdzić: Zaloguj się do aplikacji podatnika KSeF i sprawdź, czy oczekiwane faktury faktycznie się tam znajdują.

Co zrobić, jeśli ich nie ma:

• Skontaktuj się z kontrahentem i poproś o potwierdzenie, że faktura została wystawiona i przesłana do KSeF (nie tylko wystawiona w jego systemie).
• Pamiętaj, że data wystawienia faktury w systemie kontrahenta i data jej przesłania do KSeF mogą się różnić — faktura jest widoczna w inFakt dopiero po rejestracji w KSeF.

ℹ️ Informacja: inFakt pobiera faktury bezpośrednio z KSeF. Jeśli faktura nie trafiła do KSeF, inFakt nie ma możliwości jej wyświetlić — niezależnie od ustawień integracji.