Usługa inFakt Księgowość to partnerska relacja — jej jakość zależy zarówno od pracy księgowego, jak i od zaangażowania klienta. Poniżej znajdziesz opis tego, czego możesz oczekiwać od swojego księgowego, jakie są Twoje obowiązki oraz kluczowe terminy, których warto przestrzegać.
Co robi Twój księgowy?
Księgowy przejmuje odpowiedzialność za prowadzenie Twojej obsługi księgowej. W ramach usługi:
- prowadzi dokumentację podatkową (KPiR lub ewidencję przychodów dla ryczałtu, rejestry VAT, ewidencję środków trwałych),
- oblicza zaliczki na podatek dochodowy i informuje Cię o kwotach do zapłaty,
- sporządza i wysyła deklaracje ZUS DRA (do 20. dnia następnego miesiąca),
- rozlicza dokumenty dostarczone przez klienta do 17. dnia każdego miesiąca,
- sporządza i wysyła JPK_V7 lub JPK_V7K w ustawowych terminach,
- pozostaje w kontakcie z organami podatkowymi i ZUS w sprawach wynikających z Umowy,
- odpowiada na Twoje pytania dotyczące bieżących rozliczeń — telefonicznie lub mailowo, w swoich godzinach pracy,
- proaktywnie kontaktuje się z Tobą, gdy brakuje dokumentów, potrzebne są dodatkowe informacje lub gdy pojawiają się kwestie wymagające wyjaśnienia,
- informuje Cię o wszelkich istotnych zmianach, np. przy zmianie księgowego.
Ważne: jeśli Twoje pytanie dotyczy doradztwa podatkowego (np. optymalizacji podatkowej, wyboru formy prowadzenia działalności), wykracza to poza zakres usługi. W takich przypadkach księgowy może skierować Cię do doradcy podatkowego.
Czego nie robi księgowy?
Dla zachowania przejrzystości warto wiedzieć, co pozostaje poza zakresem usługi:
- Nie wystawia faktur w Twoim imieniu — wystawianie faktur i wysyłka do KSeF należy do Ciebie.
- Nie prowadzi doradztwa podatkowego — odpowiada za prowadzenie ksiąg i rozliczeń, nie za optymalizację podatkową.
- Nie przechowuje Twojej dokumentacji — oryginały dokumentów przechowujesz we własnym zakresie.
- Nie płaci w Twoim imieniu podatków, składek ZUS ani innych należności — wylicza kwoty i informuje Cię o terminach, ale sam przelew wykonujesz Ty.
Twoje obowiązki jako klienta
Współpraca z księgowym wymaga aktywnego udziału z Twojej strony. Poniżej najważniejsze obowiązki.
Dostarczanie dokumentów — do 5. dnia każdego miesiąca
Kompletne dokumenty za dany miesiąc musisz dodać do aplikacji inFakt do 5. dnia następnego miesiąca. Dotyczy to w szczególności:
- faktur przychodowych i kosztowych (w tym pobranych z KSeF),
- rachunków i umów z kontrahentami,
- potwierdzeń zapłaty składek ZUS,
- wyciągów bankowych,
- ewidencji przebiegu pojazdów (jeśli dotyczy),
- raportów z kas fiskalnych (jeśli dotyczy).
Jeśli dokumenty zostaną dostarczone po terminie, księgowy nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe złożenie deklaracji.
Weryfikacja faktur z KSeF
Jeśli korzystasz z integracji z KSeF, masz obowiązek do 5. dnia miesiąca zweryfikować faktury pobrane automatycznie. Faktury niezakwestionowane i nieusunięte z aplikacji są uznawane za zaakceptowane i przekazane do zaksięgowania.
Terminowa płatność za usługę
Wynagrodzenie za usługę płatne jest z góry, do 10. dnia miesiąca, który jest księgowany. Brak płatności może skutkować wstrzymaniem świadczenia usług i zablokowaniem dostępu do aplikacji. Jeśli przegapiłeś termin, skontaktuj się niezwłocznie z obsługą klienta.
Płatność za niepełny miesiąc
W dwóch sytuacjach pobierana jest opłata za niepełny okres rozliczeniowy:
- Nowa firma — jeśli zakładasz działalność pod koniec miesiąca i księgowy rozlicza ten miesiąc, pierwsza płatność obejmuje ten niepełny okres. Nie jest to opłata "z góry" za kolejny miesiąc — zaliczana jest właśnie na ten krótszy, pierwszy miesiąc obsługi.
- Odwieszenie działalności — jeśli odwieszasz działalność w trakcie miesiąca, opłata za ten miesiąc jest należna w całości, niezależnie od tego, od którego dnia działalność jest aktywna.
Informowanie księgowego o zmianach w firmie
Jesteś zobowiązany niezwłocznie informować księgowego o wszelkich zdarzeniach, które mogą wpłynąć na rozliczenia. Są to m.in.:
- zmiana formy opodatkowania,
- przekroczenie limitu sprzedaży uprawniającego do zwolnienia podmiotowego z VAT,
- zawieszenie lub odwieszenie działalności,
- zatrudnienie pracownika lub nawiązanie współpracy na umowie zlecenie,
- zmiana adresu prowadzenia działalności,
- inne zdarzenia mające wpływ na zakres obsługi lub wysokość zobowiązań publicznoprawnych.
Brak informacji o takich zmianach może prowadzić do błędów w rozliczeniach, za które inFakt nie ponosi odpowiedzialności.
Jak kontaktować się z księgowym?
- Kanały kontaktu: telefon lub e-mail — tylko te dwie formy są standardem obsługi.
- Kiedy dzwonić, kiedy pisać: w pilnych sprawach najszybsza jest rozmowa telefoniczna. Pytania dotyczące dokumentów i księgowań najlepiej wysyłać mailem — dzięki temu księgowy ma pełen kontekst i może dokładnie przeanalizować sprawę.
- Godziny pracy: księgowy odbiera telefony i odpisuje na e-maile w swoich zadeklarowanych godzinach pracy, widocznych w aplikacji.
- Udostępnianie dokumentów: bezpośrednio przez aplikację inFakt (wersja www lub mobilna).
Co zrobić, gdy nie możesz się skontaktować z księgowym?
Jeśli przez dłuższy czas nie możesz się dodzwonić lub nie otrzymujesz odpowiedzi na e-maile, skontaktuj się z obsługą klienta inFakt. Możesz to zrobić przez chat w aplikacji lub telefonicznie.
Podstawa prawna: Ogólne warunki świadczenia usługi inFakt Księgowi (OWU), §4, §5, §7, §8 — dostępne na infakt.pl/owu/biuro-rachunkowe-infakt
Komentarze
Komentarze: 0
Komentarze do artykułu są zablokowane.