Jak zaksięgować fakturę za narzędzia AI (ChatGPT, Claude, Midjourney)?

Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic) czy Midjourney, stają się nieodłącznym elementem pracy wielu przedsiębiorców. Opłaty subskrypcyjne za te usługi stanowią koszt uzyskania przychodu, jednak ich rozliczenie księgowe zależy od tego, z jakiego kraju pochodzi dostawca usługi (Unia Europejska czy kraj trzeci, np. USA).

Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku zakup subskrypcji AI stanowi import usług. Sprawdź, jak prawidłowo zaksięgować fakturę w aplikacji inFakt.

1. Narzędzia dostarczane z UE (np. OpenAI z siedzibą w Irlandii)

Jeśli otrzymujesz fakturę od podmiotu zarejestrowanego w Unii Europejskiej (np. OpenAI Ireland Ltd.):

Ważne: Przed dokonaniem zakupu usługi od kontrahenta z UE polski przedsiębiorca (zarówno czynny podatnik VAT, jak i zwolniony) powinien dokonać zgłoszenia do VAT UE na formularzu VAT-R.

Instrukcja księgowania faktury z UE krok po kroku:

1. Przejdź do zakładki Koszty -> Dodaj koszt.

2. Jako kategorię kosztu wybierz: Wydatki przedsiębiorcy.

3. Uzupełnij dane z dokumentu:

   • Waluta: wybierz walutę podaną na fakturze (np. EUR lub USD),

   • Dane sprzedawcy: wprowadź dane firmy ręcznie, podając numer NIP z przedrostkiem odpowiednim dla danego kraju unijnego (np. IE... dla Irlandii).

4. Podaj opis kosztu (np. Subskrypcja ChatGPT Pro - usługi AI) oraz wprowadź wartość brutto z faktury.

5. Stawka VAT: wybierz stawkę VAT obowiązującą dla danej usługi w Polsce (najczęściej 23%). Nie przepisuj stawki wykazanej na fakturze zagranicznej (np. 0% lub NP).

6. Kliknij Zapisz.

2. Narzędzia dostarczane z kraju trzeciego (np. USA – Anthropic / Claude)

Jeśli kupujesz subskrypcję od dostawcy spoza Unii Europejskiej (np. ze Stanów Zjednoczonych, jak Anthropic PBC dostarczający Claude czy Midjourney Inc.):

Instrukcja księgowania faktury z kraju trzeciego krok po kroku:

1. Przejdź do zakładki Koszty -> Dodaj koszt.

2. Wybierz kategorię: Wydatki przedsiębiorcy.

3. Wypełnij dane podstawowe:

   • Numer faktury, daty oraz właściwą walutę (np. USD),

   • Rodzaj kosztu: wybierz Usługa.

4. Dane sprzedawcy: wprowadź ręcznie pełną nazwę kontrahenta, jego numer podatkowy/NIP (jeśli znajduje się na dokumentach), pełny adres oraz wybierz właściwy kraj (np. Stany Zjednoczone). Zapisz dane sprzedawcy.

5. Uzupełnij opis kosztu (np. Dostęp do narzędzia AI - Claude) i podaj wartość brutto z faktury.

6. Stawka VAT: wskazujesz stawkę VAT właściwą dla tego typu usług w Polsce (zazwyczaj 23%).

7. Kliknij Zapisz.

Skutki podatkowe – jak transakcja wpływa na Twoje rozliczenia?

Rozliczenie importu usług różni się w zależności od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia z VAT:

🔹 Czynny podatnik VAT

• Import usług rozliczany jest neutralnie podatkowo (o ile przysługuje Ci pełne prawo do odliczenia VAT).

• Transakcja wykazana zostanie automatycznie w deklaracji JPK_V7 po stronie podatku należnego i naliczonego.

🔹 Podatnik zwolniony z VAT (nievatowiec)

• Masz obowiązek naliczyć i odprowadzić podatek VAT z tytułu importu usług do urzędu skarbowego.

• Transakcja zostanie automatycznie ujęta w deklaracji VAT-9M.

• Zapłacony podatek VAT staje się Twoim kosztem uzyskania przychodu w momencie dokonania wpłaty.

• Wskazówka: Aby aplikacja wygenerowała Dowód Wewnętrzny powiększający koszty o zapłacony VAT, przejdź do Księgowość -> Podatek VAT -> wybierz dany miesiąc, a następnie użyj opcji „Oznacz jako zapłaconą” przy deklaracji VAT-9M ze wskazaniem faktycznej daty zapłaty.
  
  Artykuły powiązane:
  Jak zaksięgować fakturę za zakup usługi od kontrahenta z UE?
  Jak zaksięgować fakturę za zakup usługi od kontrahenta z kraju trzeciego?