Jak ręcznie dodać koszt w inFakt?

Koszty w inFakt możesz dodawać na dwa sposoby: bezpośrednio po zalogowaniu się na konto przez stronę infakt.pl lub za pomocą aplikacji mobilnej.

Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję, jak szybko i wygodnie dodać dokument kosztowy za pomocą telefonu, a następnie zaksięgować go na komputerze.

Dodawanie kosztu przez aplikację mobilną

1. Otwórz aplikację inFakt na swoim urządzeniu mobilnym.

2. Przejdź do zakładki Koszty.

3. Kliknij znak plus (+) znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu.
    

   

4. Wybierz jedną z dostępnych opcji, aby dodać dokument:

   • Skanuj dokument

   • Zrób zdjęcie

   • Wybierz z galerii

   • Plik PDF

5. Dopasuj kategorię do dodawanego kosztu.
    

   

6. Zatwierdź, naciskając znak V (ptaszek) w prawym górnym rogu ekranu.
    

   

Co dalej? Księgowanie kosztu na stronie WWW

Twój koszt został pomyślnie dodany! Teraz możesz dokończyć proces jego księgowania na komputerze:

1. Zaloguj się na swoje konto na stronie infakt.pl.

2. Przejdź do zakładki Koszty, a następnie wybierz sekcję Robocze.

3. Znajdziesz tam przed chwilą dodany dokument – możesz go teraz zweryfikować i ostatecznie zaksięgować.

Dodawanie kosztu przez aplikację mobilną

1. Rozpoczęcie dodawania kosztu Wybierz zakładkę Koszty, a następnie kliknij Dodaj koszt (alternatywnie możesz wejść przez Menu i wybrać opcję Utwórz koszt). Pojawi się formularz nowej faktury.

2. Rodzaj i numer dokumentu W pierwszej kolejności wybierz z listy rodzaj dokumentu, z którym masz do czynienia:

• faktura,

• rachunek,

• faktura korygująca,

• dowód wewnętrzny. Następnie przepisz z dokumentu jego dokładny numer.

3. Wybór odpowiedniej kategorii kosztu Z rozwijanej listy wybierz kategorię, która najlepiej opisuje Twój wydatek. Dostępne opcje to m.in.:

• badania i rozwój,

• hotel,

• inne,

• korekta podatku naliczonego,

• koszty pojazdu,

• paliwo,

• rata leasingowa,

• usługi gastronomiczne,

• usługi księgowe,

• wydatki przedsiębiorcy,

• wynagrodzenie,

• ZUS za pracownika,

• zakup towarów i/lub materiałów.

💡 Wskazówka: Kategorie pokazują się na podstawie częstotliwości ich dodawania. Im więcej kosztów wprowadzisz, tym lepiej dopasowane będą sugerowane kategorie. ⚠️ Ważne: Przyporządkowanie odpowiedniego rodzaju kosztu jest kluczowe! Na tej podstawie generowana jest Twoja Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), a wydatek ujmowany jest w odpowiedniej kolumnie.

4. Dane sprzedawcy Sprzedawcę możesz dodać na kilka sposobów:

• Po numerze NIP: Wpisz NIP, a system pobierze dane.

• Z listy: Wybierz kontrahenta, jeśli został już wcześniej dodany do Twojej bazy.

• Ręcznie (szczególnie dla kontrahentów zagranicznych): W przypadku sprzedawcy z kraju innego niż Polska, wybierz opcję „Dodaj nowego sprzedawcę”, a następnie „Uzupełnij dane ręcznie”.

5. Daty z dokumentu Zwróć szczególną uwagę na daty i poprawnie uzupełnij:

• datę wystawienia,

• datę otrzymania,

• termin zapłaty,

• datę otrzymania dostawy.

6. Opis i kwoty Zwięźle opisz, czego dotyczy koszt (np. zakup paliwa, wydatki na reklamę, usługa księgowa). Następnie uzupełnij wartości liczbowe:

• Z dostępnych stawek VAT wybierz tę, która widnieje na fakturze.

• Wpisz wartość netto. Kwota VAT oraz wartość brutto zostaną przeliczone automatycznie.

• Jeśli na dokumencie znajdują się pozycje z różnymi stawkami VAT, kliknij przycisk „Dodaj nowe pole” i powtórz czynność dla kolejnej stawki.

7. Status płatności Jeżeli faktura została już przez Ciebie opłacona, zaznacz opcję „Zapłacony”. 💡 Wskazówka: Dla własnej wygody możesz zdefiniować domyślny status dla nowych kosztów. Zrobisz to, wchodząc w: Ustawienia -> Faktury -> Ogólne -> Ustawienia księgowe i edytując pole „Domyślny status wprowadzonych kosztów”.

Jak zaksięgowany zostanie Twój koszt?

Prawidłowo wprowadzona faktura kosztowa zostanie automatycznie ujęta:

• w KPiR (dla celów podatku dochodowego),

• w rejestrze zakupów VAT (dla celów podatku VAT).

To właśnie na podstawie rejestru zakupów VAT, system inFakt generuje plik JPK_V7 oraz deklarację VAT-UE (w przypadku transakcji zagranicznych).

❓ Często zadawane pytania (FAQ)

Dlaczego widzę koszt w innym miesiącu w KPiR, a w innym na liście kosztów? W Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) koszty są księgowane ściśle według przepisów – zgodnie z datą otrzymania lub wystawienia faktury.

Natomiast na ogólnej liście dokumentów to Ty decydujesz, na podstawie jakiej daty koszty są sortowane i przyporządkowywane do widocznych miesięcy. Aby lista w aplikacji w pełni pokrywała się z zapisami w KPiR, skorzystaj z opcji „Dostosuj kolumny” widocznej nad listą kosztów i wybierz sortowanie po kolumnie „Data otrzymania”.