Jak wysyłać faktury do KSeF przez Zapier?

Integracja inFakt + Zapier pozwala automatycznie przesyłać faktury do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Możesz to zrobić na dwa sposoby: od razu przy tworzeniu faktury albo na żądanie dla dowolnej istniejącej faktury.

Zanim zaczniesz - włącz KSeF w inFakt

Wysyłka do KSeF działa tylko, gdy integracja KSeF jest skonfigurowana na Twoim koncie inFakt. Ustawisz to raz, w panelu inFakt:

👉 https://app.infakt.pl/app/ustawienia/faktury/integracja_ksef 

Jeśli KSeF nie jest włączony, Zap zatrzyma się z komunikatem i linkiem do tej strony.

Sposób 1: Wyślij do KSeF od razu przy tworzeniu faktury

W akcji "Create Invoice (Async)" (asynchroniczne tworzenie faktury) masz pole:

• "Submit to KSeF after creation?" → ustaw na Yes

Faktura zostanie utworzona i automatycznie skierowana do KSeF w jednym kroku Zapa.

⚠️ Ważne: automatyczną wysyłkę do KSeF obsługuje wyłącznie akcja "Create Invoice (Async)". Zwykła akcja "Create Invoice" nie ma tej opcji. Różnice między tymi akcjami opisuje artykuł "Create Invoice vs Create Invoice (Async) - którą akcję wybrać?".

Sposób 2: Wyślij istniejącą fakturę do KSeF (akcja "Send Invoice to KSeF")

Akcja "Send Invoice to KSeF" wysyła do KSeF dowolną fakturę, która już istnieje w inFakt - np. utworzoną wcześniej innym Zapem lub ręcznie w panelu.

Pole wejściowe

Dane zwracane

Statusy KSeF - co oznaczają

Statusy pending, sent i success oznaczają, że zgłoszenie zostało przyjęte. Status error zatrzymuje Zapa, żeby kolejne kroki nie zadziałały tak, jakby faktura trafiła do KSeF, gdy w rzeczywistości nie trafiła.

Jak pobrać numer KSeF (`ksef_number`)?

Numer KSeF nie jest dostępny natychmiast - KSeF nadaje go asynchronicznie, już po odpowiedzi Zapiera. Dlatego pole "KSeF Number" tuż po wysyłce jest zwykle puste.

Rekomendowany przepływ, żeby odczytać numer KSeF:

Send Invoice to KSeF  →  Delay by Zapier (np. 5–15 min)  →  Find Invoice  →  Filter (ksef_status = success)

1. 
   Send Invoice to KSeF - wysyła fakturę.
2. Delay by Zapier - odczekaj kilka–kilkanaście minut, aż KSeF przetworzy dokument.
3. Find Invoice - pobierz fakturę ponownie; będzie miała aktualny status KSeF i numer.
4. Filter - kontynuuj tylko, gdy ksef_status = success.

Częste pytania

Czy muszę osobno tworzyć i wysyłać fakturę? Nie. Jeśli chcesz zrobić jedno i drugie w jednym kroku, użyj "Create Invoice (Async)" z opcją "Submit to KSeF after creation? = Yes". Akcja "Send Invoice to KSeF" przydaje się dla faktur już istniejących.

Jakie typy faktur mogę wysłać? VAT, korygujące, marża, zaliczkowe i końcowe.

Dlaczego "KSeF Number" jest pusty? Bo numer nadawany jest asynchronicznie. Pobierz go później przez "Find Invoice" (patrz sekcja wyżej).

Rozwiązywanie problemów

• "KSeF nie jest skonfigurowany" / błąd 422 - włącz integrację KSeF w ustawieniach inFakt. Ten sam błąd może też oznaczać, że faktura została już wysłana albo jest w niewłaściwym stanie - sprawdź jej status w inFakt.
• "Invoice Not Found" / błąd 404 - UUID faktury nie istnieje. Upewnij się, że używasz aktualnego {{uuid}} z wyniku "Create Invoice", a nie zahardkodowanej wartości.
• Status error - faktura nie została przyjęta przez KSeF. Przyczynę znajdziesz w polu "Status Description".