Jak odliczyć 100% VAT od samochodu osobowego w firmie? Sprawdź warunki i formalności

Pełne (100%) odliczenie VAT od samochodu osobowego wymaga wykazania, że pojazd służy wyłącznie celom firmowym. Oprócz prowadzenia ewidencji przebiegu (kilometrówki VAT) konieczne jest spełnienie odpowiednich wymogów formalnych i zgłoszeniowych.

Warunek 1: Regulamin użytkowania pojazdu w firmie

Wewnętrzny regulamin firmy musi w jednoznaczny sposób wykluczać możliwość prywatnego użytku samochodu. W dokumentacji warto określić m.in.:

• Osoby uprawnione: wykaz pracowników lub osób upoważnionych do kierowania pojazdem,

• Cel i zakres użytkowania: dokładne wskazanie celów firmowych (np. dojazdy do klientów, dostawy towaru),

• Miejsce garażowania: wyznaczenie miejsca postoju pojazdu po godzinach pracy firmy,

• Obowiązki użytkowników: procedury zdawania kluczyków oraz zasady wpisywania przebiegu,

• Koszty eksploatacji: zasady pokrywania wydatków związanych z pojazdem.

Warunek 2: Zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26

Aby zachować prawo do 100% odliczenia VAT od pierwszego ponoszonego wydatku, należy poinformować urząd skarbowy o wykorzystywaniu pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej.

Termin złożenia VAT-26: Formularz składasz do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem – jednak nie później niż w dniu przesłania pliku JPK_V7 za ten okres.

Ważne – konsekwencje spóźnienia: Jeśli zgłoszenie VAT-26 zostanie złożone po terminie wysyłki JPK_V7, prawo do 100% odliczenia VAT przysługuje dopiero od dnia złożenia formularza. Wydatki poniesione przed tą datą można rozliczyć wyłącznie w wysokości 50% VAT (wymaga to korekty złożonego JPK_V7).

Przykłady rozliczenia terminu VAT-26

• Prawidłowe zgłoszenie w terminie: Samochód kupiony 29 marca. Formularz VAT-26 złożono 20 kwietnia, a plik JPK_V7 za marzec wysłano 25 kwietnia -> Odliczasz 100% VAT od zakupu i wszystkich wydatków marcowych.

• Późniejsze przeznaczenie do firmy: Auto kupione 3 stycznia użytkowano w trybie mieszanym. 10 kwietnia zapada decyzja o użytku wyłącznie firmowym i tego samego dnia składasz VAT-26 -> Pełne odliczenie 100% VAT przysługuje od 10 kwietnia (wydatki styczniowe i marcowe pozostają z odliczeniem 50% VAT).

• Spóźnienie względem wysyłki JPK_V7: Auto kupione 25 marca. JPK_V7 za marzec (ze wskazanym odliczeniem 100% VAT) wysyłasz 10 kwietnia, a formularz VAT-26 składasz dopiero 25 kwietnia -> Tracisz prawo do pełnego odliczenia za marzec. Musisz skorygować JPK_V7 za marzec do stopy 50% VAT, a pełne odliczenie przysługuje dopiero od momentu złożenia VAT-26.

Kiedy należy zaktualizować formularz VAT-26?

Aktualizację informacji składasz do urzędu skarbowego w sytuacji:

• przerejestrowania pojazdu lub zmiany numeru rejestracyjnego (np. po wykupie z leasingu),

• sprzedaży pojazdu,

• zmiany przeznaczenia pojazdu na użytek mieszany (firmowo-prywatny).

Formularz składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla VAT (dla osób fizycznych – według miejsca zamieszkania) w formie papierowej lub elektronicznej (potwierdzeniem jest UPO).

Warunek 3: Wyłącznie firmowe użytkowanie

Pojazd musi być wykorzystywany bezwzględnie i wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością. Wyklucza to jakiekolwiek użycie prywatne – w tym również incydentalne (np. dojazd z domu do pracy, o ile w regulaminie nie został on wykazany jako wyjazd służbowy).

Kiedy kilometrówka NIE jest wymagana mimo prawa do 100% VAT?

Zgodnie z art. 86a ust. 5 ustawy o VAT, ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka VAT) oraz zgłoszenie VAT-26 nie są wymagane, jeśli pojazd jest przeznaczony wyłącznie do:

1. Odsprzedaży – gdy pojazd stanowi towar handlowy w przedsiębiorstwie,

2. Sprzedaży – w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

3. Oddania w odpłatne używanie – na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Zastrzeżenie to dotyczy wyłącznie sytuacji, w których powyższe czynności stanowią bezpośredni przedmiot podstawowej działalności gospodarczej podatnika.