Co to są koszty uzyskania przychodu (KUP)?

Podstawa prawna i zasada ogólna

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów — z wyjątkiem wydatków wymienionych wprost w zamkniętym katalogu z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (czyli wydatków, których nigdy nie można rozliczyć jako koszt).

W praktyce oznacza to zasadę ogólną: każdy typowy wydatek związany z prowadzeniem działalności, który nie znajduje się w katalogu wyłączeń z art. 23, może być kosztem podatkowym — pod warunkiem że rzeczywiście wpływa na powstanie przychodu albo pomaga go zachować lub zabezpieczyć.

Ważne – kto udowadnia, że wydatek jest kosztem?

W razie ewentualnej kontroli skarbowej, to na Tobie jako podatniku spoczywa obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem tego źródła przychodów.

6 warunków, które musi spełniać wydatek, by był kosztem podatkowym

Aby zaliczyć wydatek do KUP, musi on łącznie spełniać poniższe kryteria:

1. Został poniesiony przez Ciebie — czyli pokryty z Twoich własnych zasobów majątkowych. Jeśli wydatek na Twoją działalność poniosła inna osoba, nie jest to Twój koszt.

2. Jest definitywny (rzeczywisty) — wartość wydatku nie została Ci w żaden sposób zwrócona.

   • Przykład: Jeśli otrzymałeś zwrot lub refundację wydatku (np. od kontrahenta, z dotacji), to ta zwrócona część nie jest już kosztem podatkowym.

3. Pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

    

4. Został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów — albo może mieć wpływ na ich wysokość.

5. Został właściwie udokumentowany (np. fakturą, umową, potwierdzeniem przelewu itp.).

6. Nie znajduje się w katalogu wyłączeń z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Zaliczamy do nich m.in. kary i grzywny, wydatki reprezentacyjne, darowizny (z wyjątkami), nabycie gruntów czy ograniczenia przy samochodach.

   • Uwaga: Są to tylko przykłady najczęściej spotykanych wyłączeń — pełny katalog jest znacznie dłuższy (w wersji na rok 2026 liczy ponad 45 punktów).

Jeśli wydatek spełnia wszystkie sześć warunków — możesz go ująć w kosztach firmowych. W wątpliwych i nietypowych przypadkach możesz zabezpieczyć się indywidualną interpretacją podatkową (więcej o tym przeczytasz w linkach poniżej).