Jak zaksięgować koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej

Wydatki poniesione przed formalnym zarejestrowaniem jednoosobowej działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów (KUP) oraz uprawniać do odliczenia podatku VAT, o ile wykazują bezpośredni lub pośredni związek z planowanym biznesem i zostały prawidłowo udokumentowane.

Sposób ich ewidencji różni się w zależności od charakteru wydatku oraz podatku (PIT vs. VAT).

1. Wydatki ogólne (usługi, narzędzia, drobne wyposażenie, opłaty)

Dotyczy to bieżących kosztów przygotowawczych, takich jak stworzenie strony internetowej, hosting, domena, usługi doradcze, pieczątki, materiały reklamowe czy sprzęt o wartości do 10 000 zł (który nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych).

• Podatek dochodowy (KPiR):

  • Wydatki te ujmuje się w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (Pozostałe wydatki) pod datą pierwszego dnia prowadzenia działalności gospodarczej.

  • W aplikacji / systemie księgowym: jako datę wystawienia dokumentu pozostawia się faktyczną datę z faktury, natomiast datę otrzymania / księgowania ustawia się na pierwszy dzień działalności.

  • Wymogi formalne dokumentu: faktura powinna zawierać dane przyszłego przedsiębiorcy. Jeśli została wystawiona tuż przed rejestracją, najlepiej, aby widniał na niej NIP (jeśli osoba fizyczna ma numer NIP można podać sprzedawcy jeszcze przed rejestracją). W przypadku faktur wystawionych na osobę prywatną bez NIP (np. z samym imieniem, nazwiskiem i adresem zamieszkania), organy podatkowe dopuszczają ich rozliczenie, pod warunkiem wykazania związku zakupu z otwieraną firmą, jednak najbezpieczniejszą praktyką jest faktura z pełnymi danymi i numerem NIP.

• Podatek VAT:

  • Jeśli przedsiębiorca rejestruje się jako podatnik VAT czynny, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów przygotowawczych służących przyszłym czynnościom opodatkowanym.

  • Odliczenia dokonuje się w deklaracji JPK_V7 za pierwszy okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym podatnik jest już zarejestrowany jako podatnik VAT czynny (bądź w terminach kolejnych przewidzianych w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

2. Towary handlowe i materiały podstawowe kupione przed startem

Zakupy towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży lub materiałów do produkcji wyrobów rządzą się odrębnymi zasadami niż bieżące koszty.

• Brak bezpośredniego wpisu do kolumny 10 KPiR:

  • Towarów handlowych kupionych przed rozpoczęciem działalności nie wpisuje się do KPiR bezpośrednio jako bieżący zakup materiałów i towarów.

• Spis z natury (remanent początkowy):

  • Wszystkie towary i materiały znajdujące się na stanie w dniu rozpoczęcia działalności należy ująć w spisie z natury na dzień otwarcia firmy.

  • Wartość remanentu wpisuje się jako pozycję 1 w KPiR. Wpłynie ona na koszty podatkowe dopiero przy wyliczaniu dochodu na koniec roku podatkowego (lub przy likwidacji) poprzez różnicę remanentową.

  • Do sporządzonego spisu dołącza się dokumenty zakupu (faktury, rachunki). W przypadku zagubienia dokumentu należy uzyskać duplikat od sprzedawcy.

• Rozliczenie VAT od towarów:

  • Faktury za towary handlowe kupione przed startem wprowadza się do rejestru zakupu VAT (w celu odliczenia VAT naliczonego w pierwszym okresie rozliczeniowym), zaznaczając, że wydatek nie trafia bezpośrednio do KPiR (ponieważ jego wartość netto znajduje się już w remanencie początkowym).

• Faktury mieszane (towary + inne koszty):

  • Jeżeli na jednej fakturze znajdują się towary handlowe oraz usługi (np. transport, licencja, narzędzia), pozycje towarowe wprowadza się do remanentu początkowego, a pozostałe wydatki ujmuje się w KPiR w dacie startu firmy (pozostałe wydatki)

3. Środki trwałe (sprzęt, maszyny, pojazdy powyżej 10 000 zł)

• Rzeczy o wartości powyżej 10 000 zł i przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok podlegają wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych.

• Wprowadzenia dokonuje się w miesiącu przyjęcia ich do używania w firmie (w pierwszym lub kolejnych miesiącach) na podstawie oświadczenia o przekazaniu prywatnego majątku do firmy bądź faktury zakupu.

• Kosztem podatkowym są wówczas comiesięczne odpisy amortyzacyjne, a nie jednorazowy wydatek.

Procedura postępowania krok po kroku

1. Sklasyfikuj wydatek: określ, czy to wydatek ogólny/narzędzie, towar handlowy czy środek trwały.

2. Towary handlowe: sporządź spis z natury na dzień otwarcia firmy i podepnij faktury. Faktury wprowadź wyłącznie do ewidencji VAT (bez podwójnego KUP w KPiR).

3. Pozostałe koszty: wprowadź faktury do systemu księgowego z datą wystawienia oryginalną, a datą księgowania / otrzymania równą pierwszemu dniowi działalności.

4. VAT: wykaż odliczenie w pierwszej deklaracji JPK_V7 składanej po uzyskaniu statusu czynnego podatnika VAT.